Com o avanço da tecnologia em todos os setores da sociedade, a forma como as prefeituras se comunicam com cidadãos e empresas foi alterada. Nesse contexto, ferramentas como o Domicílio Eletrônico Municipal (DE) surgem como meio alternativa para o envio de comunicações oficiais entre prefeitura e cidadão.

O DE tem inúmeras vantagens quanto a desburocratização de processos e economia de recursos financeiros aos cofres públicos. Mesmo com tantas vantagens para as prefeituras, o Domicílio Eletrônico ainda é pouco utilizado no setor público municipal brasileiro. 

Pensando nisso, neste texto abordaremos mais sobre o Domicílio Eletrônico Municipal, suas vantagens e desafios para as prefeituras. Além disso, daremos algumas dicas para você implementar a ferramenta em seu município. 

Quer conhecer mais sobre o assunto? Continue e aproveite a leitura!

Entendendo o domicílio eletrônico municipal

O Domicílio Eletrônico é um sistema que funciona como o canal de comunicações de caráter oficial do governo, através do envio de notificações, intimações e avisos para cidadãos e empresas ou para seu representante legal.

Dentro das prefeituras, o Domicílio Eletrônico Municipal é uma ferramenta que organiza as informações oficiais enviadas pela prefeitura aos cidadãos e empresas, por meio de uma caixa postal eletrônica.

A ferramenta foi prevista pela primeira vez na Lei do Governo Digital, com a permissão do uso do DE para envio de comunicações, notificações e intimações de quaisquer áreas da prefeitura, como a tributária e judiciária. 

No entanto, para utilizar o Domicílio Eletrônico Municipal as prefeituras precisam estar atentas aos critérios estabelecidos em lei:

• Prefeituras e seus órgãos podem realizar todas as comunicações, intimações, notificações e avisos por meio eletrônico, desde que o cidadão/empresa opte por isso;
• A ferramenta de Domicílio Eletrônico Municipal precisa ter meios que permitam comprovar a autoria das comunicações, sua emissão e recebimento;
• Devem dispor de meios que possibilitem auditoria e conservem os dados de envio e recebimento por ao menos 5 anos.

Vantagens e desafios para as prefeituras

O Domicílio Eletrônico Municipal representa avanço relevante para a administração pública, permitindo a desburocratização de processos, economia aos cofres públicos e facilidade aos cidadãos. Nesse sentido, o DE possui inúmeras vantagens ao trabalho das prefeituras, além de alguns desafios que precisam ser contornados.

Confira a seguir as vantagens e desafios do DE para prefeituras:

A – Vantagens do Domicílio Eletrônico Municipal

O Domicílio Eletrônico possui muitas vantagens às prefeituras relacionadas a modernização da gestão, economia de recursos e aumento da eficiência. Destacam-se:

A1 – Economia de recursos financeiros

Com o envio das comunicações, avisos, notificações e intimações por meio eletrônico, há a redução de custos da prefeitura com impressão de documentos e seu envio pelos Correios.

A2 – Desburocratização de processos

O envio das comunicações por meio eletrônico também permite a desburocratização dos processos, com maior agilidade na comunicação e nos trâmites processuais.

A3 – Facilidade na gestão de prazos e fiscalização

Com a tramitação dos processos por meio eletrônico, a prefeitura pode gerir os prazos processuais de forma centralizada. Além disso, como as notificações são entregues de forma imediata por meio eletrônico, é possível controlar datas de envio, leitura e outras ações referentes ao processo.

A4 – Comunicação mais eficiente e eficaz

Como todas as comunicações são feitas por meio eletrônico, o alcance da mensagem tende a ser maior e mais ágil.

B – Desafios 

Os desafios do Domicílio Eletrônico Municipal, por sua vez, estão relacionados à questões tecnológicas e de uso da ferramenta. Entre as quais ressaltam-se:

B1 – Atendimento dos requisitos tecnológicos previstos em lei

Para utilizar o Domicílio Eletrônico em conformidade com a lei, a prefeitura precisa garantir que o sistema atenda aos requisitos básicos vistos na seção 1ª deste texto. Ademais, a prefeitura precisa ter capacidade técnica e tecnológica para implementar e operacionalizar o sistema da forma correta. Sem isso, o uso do Domicílio Eletrônico será muito difícil.

B2- Falta de incentivo do uso do DE pelos servidores

É preciso também lidar com a possibilidade de baixa adesão dos servidores ao novo sistema, devido a resistências a mudança. Assim, a prefeitura deve se preparar para esse momento com formações para seus servidores, mostrando as vantagens do sistema e os incentivando a usá-lo.

B3 – Baixa adesão dos cidadãos e empresas ao DE

Assim como no caso dos servidores, é preciso que a prefeitura crie mecanismos para evitar a baixa adesão dos cidadãos e empresas ao DE. Esse é um ponto importante para o uso eficiente da ferramenta, já que sem a adesão dos cidadãos é impossível utilizá-la. Nesse sentido, deve-se criar mecanismos de inscrição obrigatória para certas empresas, com previsão na lei do município, pode ajudar a contornar esse desafio.

Você pode gostar de ler Domicílio eletrônico: o que é e quais as mudanças para cidadãos e empresas?

Dicas de implementação do domicílio eletrônico municipal

Vimos anteriormente que o Domicílio eletrônico traz inúmeros benefícios para a administração pública municipal. No entanto, seu uso ainda é muito restrito entre as prefeituras, dado os desafios de implementação efetiva da ferramenta tecnológica.

Confira a seguir algumas dicas para implementar o aplicativo no seu município:

1- Planeje as ações

Para garantir o uso eficiente do DE, é preciso planejar as ações de forma estruturada. Inicialmente, é importante pensar em quais áreas ou secretarias o município pretende usar, e se essa é uma prioridade do momento. 

2- Verifique os requisitos tecnológicos

Como vimos anteriormente, a Lei do Governo Digital prevê requisitos mínimos para o Domicílio Eletrônico. Por isso, é relevante verificar se a prefeitura tem capacidade tecnológica para implementar e operacionalizar a ferramenta nos moldes legais. Se ainda não possuir as capacidades necessárias, desenvolva todas elas antes de continuar o processo.

3- Divulgue e incentive a adesão da ferramenta no município

Depois de todo o processo de implementação da ferramenta, é importante garantir que ela seja usada. Por isso, divulgue amplamente o Domicílio Eletrônico para os cidadãos e empresas do município, mostrando as vantagens de adesão à caixa postal eletrônica. 

Você pode gostar de ler FAQ Domicílio Eletrônico: perguntas e respostas sobre o DE

Conclusão

Ao longo deste post, você aprendeu mais sobre o que é e para que serve o Domicílio Eletrônico Municipal. Pôde conhecer ainda mais sobre as principais vantagens e desafios para as prefeituras que implementarem o DE. 

Apesar das vantagens trazidas pela ferramenta, a efetivação do Domicílio Eletrônico envolve muitos desafios aos governos, sobretudo os municipais. 

Pensando nisso, preparamos um checklist com dicas de implementação do Domicílio Eletrônico, contendo ações para implementá-lo no seu município. Nele você continuará a aprender, em minutos, informações importantes sobre o DE e as etapas do processo de implementação.

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