A comunicação tem que estar presente na administração como um todo, pois é por meio dela que será feito planejamento de ações e eventos, gerenciamento de crise, divulgações de ações, a escolha de quais meios usar para comunicar, como comunicar da melhor forma, como fazer uma campanha assertiva e de sucesso com o contribuinte. 

É importante fazer uma análise de como fazer chegar aquela pauta ao público-alvo (que pode ser a população de forma geral ou um grupo específico), quais os melhores meios de comunicação (dependendo do porte da cidade, o carro de som na rua é muito efetivo, por exemplo) e, assim, criar uma campanha assertiva, que vai chegar ao contribuinte e com reais chances de bom resultado. E para saber se o resultado foi atingido, é importante criar metas e no fim da campanha mensurar os resultados. 

Por exemplo: a Prefeitura vai fazer uma campanha de dívida ativa e pretende arrecadar R$1 milhão em dois meses. Toda campanha será pensada e planejada para esse objetivo. Numa campanha como essa, em que você está negociando para que o contribuinte pague débitos com o município, é fundamental facilitar a forma de fazê-lo. 

Primeiro: ofereça condições atrativas para que o contribuinte se sinta estimulado a pagar a dívida. Depois disponibilize uma equipe e local de fácil acesso só para isso. Ou seja, apenas pessoas querendo negociar e pagar a dívida, isso faz com o que atendimento seja mais rápido e eficiente. 

Terceiro passo é divulgar a campanha, deixando claro o tempo de duração, quais são as condições, descontos, local que a pessoa deve ir negociar etc. E a comunicação faz parte de todo o processo, desde o momento em que faz o briefing com o gestor e planeja a campanha, até a execução e mensuração de resultados. 

Confira abaixo sete dicas que podem ser implementadas caso se queira uma boa comunicação com o contribuinte no seu município: 

1 Estruture um setor de comunicação

Em prefeituras de pequeno porte, é comum se ver a comunicação como um departamento da Secretaria de Governo. É válido, já que a comunicação também é política, mas se possível, o ideal é ser uma secretaria própria, com autonomia e recursos próprios. 

2 Faça um planejamento

Em uma administração pública, acontecem muitos imprevistos e contratempos no meio do caminho e ter planejamento é fundamental, até mesmo para ter mais facilidade e jogo de cintura para lidar com imprevistos. 

O planejamento deve ser feito para divulgar as ações do mandato, projetos, campanhas de arrecadação e, até mesmo, para gerenciamento de crise. Caso aconteça, é preciso estar preparado para superar a crise com transparência e verdade. 

3 Invista em media training

É importante que as fontes estejam preparadas para falar em público ou dar uma entrevista. Por isso, é fundamental que os gestores e cargos de chefia façam media training. Isso vai facilitar na desenvoltura para se falar em público, o que vai possibilitar uma maior empatia e identificação com o cidadão. 

Além disso, em pautas polêmicas, um gestor preparado consegue dar uma entrevista ou até mesmo fazer um discurso sem ficar acuado ou mostrar preocupação. A confiança com que se fala passa credibilidade. Mesmo que seja um assunto muito negativo, se você está preparado, consegue responder, explicar da melhor forma e mostrar que domina o assunto. 

4 Ouça o cidadão

O cidadão quer ser ouvido. Muitas vezes, a prefeitura não tem como resolver aquele problema por falta de recursos, por exemplo. Mas, se você escuta a reclamação, explica que não pode ser feito e porque, o cidadão fica satisfeito, mesmo tendo uma resposta negativa. 

5 Faça parcerias com instituições privadas e ONGs

É preciso engajar o cidadão para depois chegar a uma comunicação eficiente com o contribuinte. Pense em projetos em conjunto com ONGs e empresas, busque apoio, crie ações que visem a melhor qualidade de vida do cidadão e priorize estar presente nas comunidades. 

6 Invista em diversos canais de comunicação

Tanto para o cidadão poder se comunicar com a gestão como para a gestão se comunicar com o cidadão. É um caminho de mão dupla, não se esqueça. As redes sociais são importantes e devem ser um meio de se comunicar com o cidadão, mas não o único. Disponibilize contato telefônico, WhatsApp e e-mail. Utilize esses canais, inclusive, para falar com o contribuinte e mostrar as realizações de seu governo. Tenha um site acessível e com todas as informações de forma objetiva e transparente. Com a diversificação de canais, você aumenta o alcance da comunicação, fazendo com que a Prefeitura chegue ao cidadão. Você pode enviar cartas pelo correio, quando necessário, redes sociais, utilizar as mídias tradicionais como rádio, TV e jornal. É preciso analisar quais os melhores canais para comunicar determinado assunto e investir neles. Nunca use apenas um, pois você limita o alcance da mensagem.  

7 Seja transparente

Com a Lei de Acesso à Informação, qualquer cidadão pode pedir informações sobre determinado projeto, contrato, ação, etc. Se você disponibiliza tudo no Portal da Transparência já é meio caminho andado, pois mostra o compromisso da gestão com a transparência. Mas além disso, a transparência tem que ser um dos princípios de toda boa gestão. O cidadão valoriza um governo transparente, por isso, seja. 

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A comunicação é uma aliada da boa gestão pública e deve ser um dos pilares da administração. Expandir os canais de comunicação com a população não é disponibilizar mais formas de o cidadão reclamar, como alguns acreditam. É cercar o cidadão para que ele fique sabendo do que se passa na prefeitura e possa recorrer à administração para resolver eventuais problemas ou questionamentos. Ao falar com a administração, ele é de fato ouvido e respondido, o que diminui ruídos. Lembre-se: você quer melhorar a comunicação com o contribuinte e, por isso, não pode disponibilizar uma comunicação de mão única. Para você ser ouvido, tem que ouvir também. Diversifique os canais e seja presente na vida do cidadão.